Peer-to-peer coaching – konsten att lära av varandra

ORGANISATIONSUTVECKLING. Vår tids ökade förändringstakt ställer nya krav på ledare och medarbetare. Ett bra sätt att hantera denna osäkerhet är att lära sig av varandra genom peer-to-peer coaching, menar organisationspsykolog Jonas Mosskin.

Att leda människor och projekt har blivit allt mer komplext. Allting är föränderligt, inte ens den egna organisationen är fast. Men genom att lära av andra kollegors erfarenheter blir organisationen bättre rustad att möta framtiden. Mentorskap, traineeprogram och i viss mån coaching är exempel på aktiviteter som försöker överbrygga kunskap och erfarenheter mellan individer i arbetslivet.

Kraftfull metod för lärande

En bättre metod för att ta tillvara erfarenheter i en arbetsgrupp är peer-to-peer coaching. Peer-to-peer coaching är en kraftfull metod, där en arbetsgrupp eller kollegor från olika avdelningar och nivåer skapar en lärande dialog för att ta tillvara på erfarenheter. Forskning och erfarenhet visar att lärande mellan kollegor är en viktig källa för lärande.

I stället för att bara en klok handledare eller mentor agerar expert, litar man helt enkelt till gruppens kunskaper och erfarenheter. Det har visat sig vara ett effektivt sätt att svetsa samman en grupp, tillvarata engagemang hos varje medarbetare samtidigt som organisationer blir mer effektiva. Gruppen får även en gemensam kunskapsbas och en metodik för samtal. I dialogen och erfarenhetsutbytet med andra kan goda exempel snabbt spridas i en organisation – vilket krävs i en global värld där konkurrensen är stenhård.

Systematiserat erfarenhetsutbyte

Utmaningen ligger i att skapa en god struktur kring lärandet, som säkrar att kvaliteten i samtalen och erfarenhetsutbytet blir hög. En hjälp på traven kan vara att systematisera erfarenhetsutbytet i en arbetsgrupp. Med hjälp av exempelvis en utomstående organisationspsykolog, kan en grupp lära sig att reflektera över sitt arbete och sin process. I dialogen och utbytet kan goda exempel spridas till andra kollegor, avdelningar och nyckelprojekt. Efterhand lär sig gruppen att själva reflektera över arbetet och organisationspsykologen kan lämna över ansvaret till gruppen själv.

Precis som några få träffar med en psykolog för coaching eller krissamtal kan ge en individ en knuff vidare, kan en grupp göra stora framsteg på bara några få träffar. Förbluffande ofta uppger människor att de blir mer effektiva av att reflektera över sitt arbete tillsammans med andra. I en tid när allt fler byter jobb allt oftare, är det livsviktigt för organisationer att snabbt slussa in arbetstagare och ta tillvara på medarbetarnas resurser. Vem vet, peer-to-peer coaching kanske blir 2010-talets metod för ett modernt arbetsliv?

Om bloggaren: Jonas Mosskin är organisationspsykolog på St Lukas i Stockholm, där han jobbar med bland annat terapi, coaching och utveckling av arbetsgrupper. Jonas har en bakgrund från Kaospiloterna, är expert på sociala medier, frilansskribent och bloggar om psykologi på mosskin.se. Du kan även följa honom på @jonasmosskin och @StLukasSthlm på Twitter.

HR som kapitalförvaltare

KOMPETENS. HR:s främsta uppgift är att förvalta kunskapskapitalet. Men för att kunna tillvarata företagets kunskap och kompetens måste även HR-funktionen ständigt utvecklas och utvärderas. Det menar vår studentbloggare Mathilda Welin Brook.

En av de viktigaste byggstenarna i ett företag eller en organisation är dess anställda. De anställda bidrar med kunskap, engagemang och vilja. Tillsammans skapar de synergieffekter som både är svåra att imitera för andra företag samtidigt som de bidrar till kreativa idéer som i förlängningen kan leda till konkurrensfördelar för det enskilda företaget. Men för att företaget skall kunna skapa dessa konkurrensfördelar måste de rätta resurserna anskaffas och de rätta kompetenserna förvaltas och tillvaratas. Både på individ och på organisationsnivå.

HR, resurserna och kompetenserna

Forskning har gång på gång visat på att organisationens resurser är det som skapar grunder till dess förmågor, processer och rutiner. Ofta brukar man säga att resurser som är värdefulla, unika och svåra att imitera kan leda till potentiell konkurrenskraft. Men det handlar i stor utsträckning hur duktigt företaget är på att organisera sina resurser. De immateriella resurserna i ett företag, såsom de anställdas kompetens och kunskap blir svårimiterbara eftersom de ingår i ett så socialt komplext sammanhang och hela tiden utvecklas tillsammans med företaget. Även HR-funktionen i sig kan utvecklas till en konkurrenskraft.

Checklista – Utvärdering och utveckling

Företaget har flera olika kompetenser och resurser som måste förvaltas. Dessa bör kontinuerligt utvärderas för att sedan kunna utvecklas. HR fungerar här som ett stöd för organisationens olika divisioner. Nedan följer en lista över hur HR framgångsrikt kan utvärdera och utveckla både sina egna resurser och kompetenser samt de anställdas. Detta för att utveckla dem till företagsspecifika förmågor och på så sätt arbetas in i organisationens kunskapsstruktur.

• Identifiera nyckelresurser och kompetenser
• Värdera ovanstående resurser och kompetenser
• Värdera betydelse
• Värdera styrkorna
• Utveckla strategier gällande implementering
• Exploatera styrkorna
• Hantera svagheter

Utan olika kompetenser och kunskap existerar inte företaget. Så enkelt är det. Företagets anställda är och måste förvaltas som en resurs och en källa till konkurrensfördelar. Detta är vida känt.

Men även den egna HR-funktionen måste ständigt utvärderas och utvecklas. Genom detta förbättras företagets förmåga att tillvarata kunskap och kompetens. Just kunskaps- och kompetensdelning ser jag som ett utav HR-funktionens huvudområden. HR är en enda stor kapitalförvaltningsavdelning. HR ser till att rätt resurser kommer in i företaget och ser sedan till att utveckla dessa resurser så att de kan skapa fördelar för organisationen.

Om bloggaren: Mathilda Welin Brook är student på Service Management-programmet vid Lunds Universitet och intresserar sig för HR med fokus på kreativitets- och innovationsarbete. Utöver studierna främjar hon entreprenörskap som ordförande i FENA Helsingborg och ansvarar för mentorskapsprogrammet hos Marknadsföreningen i Helsingborgsregionen.

Lyft verksamheten med rätt kunskap

KOMPETENS. För att kunna attrahera, utveckla och behålla viktig kompetens i organisationen, behöver även HR kompetensutvecklas.

Vi på HR etc. kan erbjuda öppna och företagsinterna seminarier inom viktiga områden som employer branding, talent management och arbetsmiljö & hälsa.

Aktuella öppna utbildningar (uppdaterat 2011-04-12):

Sociala medier för arbetsgivare »
HELDAGSSEMINARIUM, SUMMIT HITECHBUILDING, STOCKHOLM
Ta täten med framtidens HR-verktyg.

Strategiskt arbetsmiljö- och hälsoarbete »
HELDAGSSEMINARIUM, SUMMIT SKOFABRIKEN, STOCKHOLM
Lär dig jobba strategiskt med arbetsmiljö och hälsa.

Mer om våra utbildningar & seminarier »

Hitta kompetent personal största utmaningen

KOMPETENS. Sveriges personalchefer tror på ökad sysselsättning framöver. Men när konkurrensen hårdnar om arbetskraften och 40-talisterna går i pension, blir det en allt svårare utmaning att hitta kompetent personal.

Analysföretaget IC-potentials Personalchefsindex (PCI) är skillnaden i procentenheter mellan andelen personalchefer som tror på en ökning och andelen som tror på en minskning av sysselsättningen i det egna företaget. Mätningen görs inför varje kvartal genom telefonintervjuer med ca 500 personalchefer.

Positiva förväntningar på sysselsättningen

Sedan trendbrottet under kvartal 2 2010 har förväntningarna på sysselsättningen varit alltmer positiva. Inför första kvartalet 2011 planade PCI ut något och hamnade på + 16 %. Samtliga branscher och storleksklasser tror på en positiv utveckling den närmaste tiden. Mest optimistiska är mellanstora företag. Undersökningen visar också att ökningen i sysselsättningen i högre grad förväntas omfatta fasta anställningar.

Största utmaningen är att hitta kompetent personal

Personalcheferna fick också svara på en öppen fråga om deras största utmaningar inför 2011:

1. Hitta kompetent personal                            46%
2. Kunna prioritera kompetensutveckling      14%
3. Effektivisera och förbättra lönsamheten    10%
4. Behålla befintlig personal                             7%
5. Förbättra arbetsmiljön                                    6%
6. Motivera och engagera personalen             5%
7. Generationsväxlingen av 40-talisterna        4%

Nästan hälften av Sveriges personalchefer ser alltså problem med att hitta kompetenta medarbetare! En stor utmaning är att många befintliga och kompetenta medarbetare tillhör den äldre generationen som är på väg att gå i pension. Det blir svårt att hitta ersättare med rätt kompetens och erfarenhet.

Den förbättrade konjunkturen visar att efterfrågan ökar för traditionella HR-investeringar inom kompetensutveckling, arbetsmiljö och motivationsrelaterade aktiviteter. Det finns även en rädsla för att konjunkturuppgången trappar upp konkurrensen på arbetsmarknaden och att det kan leda till att nyckelpersoner slutar på företagen.

Talent management, employer branding och arbetsmiljö & hälsa

För att kunna attrahera och behålla kompetent arbetskraft när konkurrensen om den hårdnar, måste HR alltså fokusera på employer branding, strategisk kompetensförsörjning samt arbetsmiljö och hälsa. Det är just inom dessa tre områden som vi på HR etc. kan stödja er med konsult- och utbildningstjänster. Läs mer >>

Fler ”artister” behövs i arbetslivet!

KOMPETENSUTVECKLING. En anledning till att jag sadlade om till HR, var att jag genom åren sett alldeles för många exempel på arbetsgivare som är dåliga på att tillvarata sina medarbetares potential. Likaså omger man sig hellre med ja-sägare än att våga låta drivkrafter utveckla företaget åt nytt håll. Nu verkar jag ha funnit en riktig själsfrände.

I en artikel i Jusektidningen som behandlar ”kompetensträsket” på ett både humoristiskt och nyanserat sätt, sätter John Steinberg, filosofie doktor i pedagogik, ord på det jag – och säkert många med mig – tänker och tycker.

”Att hitta sina styrkor, drivkrafter och talanger är det som verkligen utvecklar kompetensen. Det viktigaste är att du har en chef som ser dig. Chefen ska fråga: Vad behöver du? Vad är du bra på? … Att inte se människors potentialer och ta vara på dem är slöseri.”

”För att få ännu mer kompetens och utveckling behöver vi fler artister i arbetslivet. Eller vill vi ha folk som bara följer regler och gör som de blir tillsagda? Det sker en revolution i arbetslivet just nu från anpassningsbarhet till artisteri.”

”Människor skaffar sig kunskap på alla möjliga sätt, även på fritiden. Chefer ska inte längre tro att de har makten över anställdas kompetensutveckling.”

”Dolda kompetenser kan vara väldigt intressanta för arbetsgivare. Uppmuntra, fråga efter dessa. Och våga som chef att släppa kontrollen och hitta varje persons egen drivkraft.”

Steinberg ger uttryck för ett modernt ledarperspektiv med en stark tro på individens resurser. Knappast någon utopi. Men i praktiken är det tyvärr sällan den rådande synen bland chefer och ledning. Vågar man gissa att det beror på att den egna positionen hotas?

Delaktighet ger lyckade kompetensinventeringar

KOMPETENS. En förutsättning för att lyckas med ett stort projekt som kompetensinventering är att skapa delaktighet. Alla i organisationen måste känna till och förstå VARFÖR man gör detta och vilken den personliga vinsten är, dvs vad tjänar man som anställd på att fylla i sina uppgifter regelbundet?

Den största utmaningen med kompetensinventering är att skapa ett gemensamt synsätt, där alla tycker det är viktigt. Först måste ledningen ha klargjort vilka kompetenser som är intressanta. Att bara lista vilka utbildningar/kurser medarbetare genomgått är totalt ointressant i förlängningen. Likadant är det med omdömen om man inte redan har en performance management-process inom företaget så att omdömen och graderingar är standardiserade.

Arbetsordning steg för steg:

1. Identifiera organisationens kompetensbehov.
Syftet med detta moment av kompetensanalysen är att regelbundet identifiera organisationens behov av kompetens för att nå verksamhetens mål.

Utarbeta beskrivningar av kompetensområden, kompetensbegrepp och kompetensnivåer. Fastställ kompetensmål för organisationen.

Skapa en kompetensmatris (på papper, i Excel eller i annat IT-system).

2. Kartlägg befintlig kompetens i organisationen.
Syftet med detta moment av kompetensanalysen är att klargöra vilken kompetens organisationen och varje medarbetare förfogar över, dvs synliggör den befintliga kompetensen i organisationen.

3. Identifiera kompetensgap, på individ och gruppnivå – skapa handlingsplan
Många större företag har en process för hur koncernens strategimål bryts ner i avdelnings- och gruppmål för att slutligen hamna som konkreta mål för den anställde i utvecklingssamtalet.

En kompetensinventering görs för respektive roll där den anställde anger sin kompetensnivå, kopplat till företaget mål, inte individens. Om det finns ett gap, kan medarbetaren behöva utveckling inom just det området. Samma analys görs på gruppnivå. Företagets strategi finns på det här sättet med i utvecklingssamtalen.

Handlingsplan viktigast
Det räcker inte att endast dokumentera kompetensen. Det viktigaste är den efterföljande handlingsplanen för kompetensutveckling där man kommer överens om vilket ansvar medarbetaren själv har, för sin egen kompetensutveckling, fram till nästa samtal.

När det gäller registrering och uppdatering av kompetens bör man i så stor mån som möjligt lägga detta ansvar på medarbetarna själva. När ansvaret ligger på personalavdelningen blir det ofta bara ett dokument i en pärm som ingen överhuvudtaget bryr sig om. Delaktighet är A och O.

BOKTIPS: Strategisk kompetensförsörjning – en vägledning

Foto: Bildbyrå www.pixgallery.com © Axel Adler

Har du koll på företagets nyckelpersoner? Hög tid att påbörja kompetensinventering!

KOMPETENS. Aldrig tidigare har väl arbetet med kompetensinventering varit så viktigt som nu. Snart är den här – den stora generationsväxlingen då 40-talisterna går i pension. Hur ska HR bäst förbereda sig för konsekvenserna av detta?

En undersökning genomförd av QuickSearch bland HR-direktörer visar att kompetensplanering ses som en av de absolut viktigaste processerna inom HR de närmaste åren.

För att kunna möta framtidens krav är det av stor vikt att redan nu skaffa sig kännedom om vilken kompetens som finns i organisationen. Organisationer som anstränger sig med att kartlägga sin kompetens har ett stort försprång.

Kompetensinventering/kartläggning bör göras av HR i nära samarbete med linjechefer och medarbetare. Det är viktigt att bygga upp rutiner för att kartlägga vilka kompetenser det finns inom ett företag.

Vilka kompetenser vill vi ha? Finns det skillnader mellan de kompetenser vi har idag och de vi verkligen behöver?

När man kartlägger de anställdas faktiska kompetenser, och vilka krav på kompetens som ställs, får man mycket annan information på köpet.

• Resultatet kan användas vid samtliga utvecklingssamtal
• Företaget får tillgång till en kompetensdatabas
• Särskild kompetens kan sökas fram i databasen
• Man ser tydligt vilka kompetenser som företaget saknar

Efter kartläggningen får man fram en sk gap-analys, detta gäller både för enskilda medarbetare och på gruppnivå. Resultatet är inte bara vägledande för ledning och HR. Alla anställda har nytta av att se sin egen kompetens i förhållande till sin nuvarande roll och även i förhållande till önskvärda framtida roller – vad krävs av mig för att kunna gå vidare i organisationen?

Arbetet med kompetensinventering kan vara tungt rent administrativt, men idag finns många olika systemstöd och program på marknaden som underlättar mycket av arbetet.

Foto: Bildbyrå www.pixgallery.com © Janne Olander